Specjalista/tka ds. administracyjnych w DA - Ogłoszenie 21/2026

IBPRS-PIB
ogłasza nabór na wolne stanowisko 

Przewidywana kwota wynagrodzenia zasadniczego brutto w przedziale 4806,00 - 6000,00 zł 

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku:

• rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej (tradycyjnej oraz elektronicznej);
• dekretowanie pism na komórki organizacyjne, zgodnie z przyjętymi zasadami;
• współpraca z dostawcami usług pocztowych, kurierskich oraz innymi podmiotami zewnętrznymi w zakresie obiegu dokumentacji;
• współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Instytutu;
• obsługa urządzeń biurowych pozostających na wyposażeniu kancelarii;
• udzielanie informacji interesantom;
• przyjmowanie podań, wniosków i dokumentów składanych osobiście;
• obsługa systemu EZD RP w zakresie pracy kancelarii.

Warunki pracy: 

1) praca biurowa przy komputerze;

2) praca stacjonarna od poniedziałku do piątku.

Wymagania niezbędne:

1. wykształcenie wyższe – preferowane kierunki - administracja, prawo, zarządzanie, ekonomia;
2. udokumentowany staż pracy – minimum 3 lata;
3. doświadczenie zawodowe na stanowisku związanym z obsługą kancelaryjną, sekretariatem lub obiegiem dokumentacji (lub ogólne doświadczenie w pracy biurowej lub administracyjnej):
4. znajomość systemu EZD RP (lub EZD PUW);
5. znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym;
6. znajomość systemów teleinformatycznych podmiotu (w tym systemu EZD RP oraz dedykowanych zasobów sieciowych) oraz przetwarzania w nich dokumentacji pochodzącej z platform ePUAP, e-Doręczenia, KSeF lub innych systemów zewnętrznych, w granicach indywidualnie nadanych ról systemowych, profili, loginów i haseł;
7. obsługa komputera, dobra znajomość obsługi pakietu MS Office (Word, Excel)
8. samodzielność, skrupulatność w realizacji zadań oraz komunikatywność,
9. rzetelność i terminowość, odpowiedzialność, dobra organizacja pracy,
10. umiejętności analityczne, umiejętność pracy pod presją czasu.

Wymagania dodatkowe:  

1. znajomość przepisów o ochronie danych osobowych, doświadczenie w pracy w instytucjach państwowych.

Wymagane dokumenty i oświadczenia:

• list motywacyjny (własnoręcznie podpisany); 
  
• kwestionariusz osobowy (do pobrania);
  
• klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych dla kandydatów (do pobrania);
  
• oświadczenia dla kandydatów (do pobrania);
  
• kserokopia dokumentu (dyplom) potwierdzającego posiadane wykształcenie;
• kserokopie dokumentów potwierdzających znajomość języka angielskiego (B2);
• kserokopie świadectw pracy (bądź zaświadczenie z obecnego miejsca pracy) potwierdzające wymagany w ogłoszeniu staż pracy.

Termin i miejsce składania dokumentów:

Dokumenty i oświadczenia należy składać w formie elektronicznej na adres rekrutacja@ibprs.pl  lub pisemnej w zamkniętej kopercie w siedzibie IBPRS-PIB w Warszawie, ul. Rakowiecka 36, lub przesłać za pomocą operatora pocztowego na adres:

IBPRS-PIB, ul. Rakowiecka 36, 02-532 Warszawa

do dnia 19.06.2026 r. (decyduje data wpływu do IBPRS-PIB) z dopiskiem w liście motywacyjnym i na kopercie: „Ogłoszenie nr 21/2026”.

List motywacyjny, oświadczenia, klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych i kwestionariusz osobowy muszą być własnoręcznie podpisane.

W przypadku aplikowania na więcej niż jedno ogłoszenie o naborze, komplet dokumentów aplikacyjnych należy złożyć na każde ogłoszenie osobno.

Zgłoszenia kandydatów złożone po terminie, w inny sposób niż określony w ogłoszeniu, bez kompletu wymaganych dokumentów, nie będą brane pod uwagę w postępowaniu związanym z naborem.

Nie ma możliwości składania dokumentów aplikacyjnych poza ogłoszeniem.

Kandydaci, którzy spełnili wymagania określone w ogłoszeniu o naborze będą poinformowani telefonicznie lub poprzez e-mail o dalszym przebiegu naboru.

Po przeprowadzonym postępowaniu kwalifikacyjnym informacja o wyniku naboru będzie upowszechniona poprzez opublikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej IBPRS-PIB (bip.ibprs.pl) oraz umieszczona na tablicy informacyjnej w siedzibie IBPRS-PIB w Warszawie.

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych kandydatów

Administrator

Administratorem Państwa danych przetwarzanych w ramach procesu naboru jest IBPRS-PIB jako pracodawca, za którego czynności z zakresu prawa pracy dokonuje Dyrektor IBPRS-PIB.

Inspektor ochrony danych

Mogą się Państwo kontaktować z wyznaczonym przez Dyrektora IBPRS-PIB inspektorem ochrony danych osobowych pod adresem:

• IBPRS-PIB, ul. Rakowiecka 36, 02-532 Warszawa
• e-mail:  ludwik.najdychor@ibprs.pl

Cel i podstawy przetwarzania

Państwa dane osobowe (w tym dane na temat niepełnosprawności) w zakresie wskazanym w przepisach prawa^[1] będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego naboru lub rekrutacji, natomiast inne dane na podstawie zgody^[2], która może zostać odwołana w dowolnym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano do czasu odwołania zgody. 

Okres przechowywania danych

IBPRS-PIB nie zwraca złożonych dokumentów aplikacyjnych. Dokumenty aplikacyjne złożone w odpowiedzi na ogłoszenie w ramach naboru na stanowisko, w tym kierownicze stanowisko, są komisyjnie niszczone po upływie 90 dni od nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w procesie naboru, a w przypadku nie zatrudnienia żadnego z kandydatów – bezzwłocznie po zakończeniu naboru.

W przypadku rekrutacji na stanowisko na zastępstwo - w przypadku, gdy nie podjęto decyzji o zatrudnieniu dokumenty aplikacyjne są komisyjnie niszczone niezwłocznie po zakończeniu naboru, nie później niż w ciągu 7 dni od daty wpływu.

Odbiorcy danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane uprawnionym podmiotom na podstawie przepisów prawa.

Przekazywanie danych

Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,

Profilowanie 

Dane osobowe przekazane w toku naboru nie będą podlegały profilowaniu (zautomatyzowanemu przetwarzaniu).

Prawa osób, których dane dotyczą

Mają Państwo prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• usunięcia danych osobowych;
• wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa)
• informacja o wymogu podania danych

Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z przepisów prawa jest dobrowolne, ale niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru. 

^[1] Art. 6 ust. 1 lit. b) i c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO) w związku z art. 221 § 1, 2, 4 i 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 poz. 1320 z późn. zm.)

^[2] Art. 6 ust. 1 lit a) RODO;